Sources de pression, les réunions d’équipe sont pourtant l’occasion de démontrer vos capacités professionnelles, votre sens de l’initiative, vos idées innovatrices, mais aussi de vous dévoiler en tant que personne et membre de votre équipe.
Selon Geneviève Dicaire, coach professionnelle, l’objectif d’une réunion est de réussir à faire passer efficacement ses idées tout en se sentant à l’aise. Quelques conseils pour parvenir à briller lors cet événement incontournable et à communiquer clairement votre message.
1. Préparer son intervention
Quand il est possible de le faire, préparer une réunion enlève toujours une part importante de stress. Lorsque le thème de la réunion est connu mais qu’elle repose sur un brainstorming, effectuer quelques recherches sur le sujet. Vous arriverez plus confiante à la rencontre d’équipe.
Répéter son discours à voix haute devant un miroir – ou encore s’enregistrer – est bénéfique lorsque nous sommes la personne qui va mener une réunion. Peu importe le temps que nous y accordons, l’objectif est de se sentir à l’aise avec l’enchainement oral de celui-ci. « On est parfois gênée de parler devant soi-même et on a toute peur de mal paraître, mais il faut se concentrer sur les données et non le paraître, rappelle Geneviève. Il ne faut jamais oublier d’être soi-même convaincue de son idée. »
Est-ce que les propos s’enchainent correctement avec la présentation? Ne vaut-il mieux pas que j’inverse un mot avec un autre car je suis plus à l’aise avec certaines dictions?
Se préparer, c’est se rendre service à soi-même! À cet égard, préparer un « plan de secours » s’avère utile, car plus le sujet prendra forme dans votre esprit, plus il sera simple d’improviser lorsque nécessaire.
2. Reconnaître ce qui nous rend mal à l’aise!
Envers nous-même: nommer pour soi les raisons qui nous rendent inconfortables : le stress, le manque de préparation, la peur d’échouer, un nouveau poste, un mauvais powerpoint, trop de projets… Écrire nos angoisses nous permet de trier les peurs irrationnels (et pourtant inévitables et saines!) de ce qui peut être travaillé davantage. L’exercice d’écriture, pour la préparation technique comme pour l’introspection, procure un effet rassurant.
Lors de la réunion : parfois le fait d’avouer très sincèrement son stress, éventuellement d’en rire ou d’accompagner sa révélation d’un sourire franc, permet de s’en libérer. Cela dédramatise la situation face aux autres.
Mais attention à ne pas se saboter non plus! « Dire “mon idée n’est pas bonne” c’est comme si on ne s’autorisait même pas d’être là », met en garde Geneviève. La coach parle en fait du processus de « nommer l’émotion qui nous traverse sans aucun jugement ». Assumer clairement « Je suis un peu stressée, c’est ma première intervention! / Il me manque quelques données mais voilà mon travail / J’ai encore quelques interrogations, donc faites-moi part de vos connaissances… » rendra l’audience bien plus attentive que si nous commençons par « Ce n’est pas bon/parfait… ». Tout est rarement parfait, et c’est bien normal!
Même chose si, à l’issue d’une réunion, une question demeure sans réponse. « Il faut rester honnête : j’ai des idées mais laisser-moi préparer ça, j’ai besoin de faire des recherches en profondeur et je vous reviens! », éclaire Geneviève. Pour plaire, nous avons tendance à vouloir répondre immédiatement, mais ce n’est pas une bonne idée car performance ne signifie pas toujours rapidité.
3. Être consciente de sa présence pour ne pas paraître évasive ou fausse
La pratique des postures de pouvoir avant une réunion pourrait augmenter la confiance en soi.
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4. Avoir un message clair
Lorsque nous avons une intervention à mener, Genevière Dicaire préconise de démarrer avec, non pas une justification, mais une explication qui donnera tout son sens à la suite de la présentation. « Donner du contexte en s’appuyant sur des faits concis et pertinents est essentiel. Il faut répondre au : pourquoi mettre en place cette idée? D’où provient-elle? ». Il faut que les personnes puissent comprendre rapidement pourquoi on a travaillé sur un projet pour saisir finalement l’importance de son impact.
Garder bien en tête (ou inscrit quelque part) le ou les objectifs essentiels. « Plus on a un objectif clair, plus on pourra recadrer sa propre intervention et le retour des autres! », ajoute-t-elle. Ce cadre-là permet de ne pas se perdre dans ses paroles, des anecdotes peu utiles et surtout, de ne jamais se décrédibiliser par rapport au travail fourni! Et même si l’intervention principale en réunion n’est pas la nôtre, dégager de manière concise l’objectif ultime permet de rester concentrer sur l’essentiel. Sinon, l’esprit divague et peut terminer par nous faire douter de tout!
5. Trouver « sa voix »
Celle qui permettra de délivrer le message de la manière la plus agréable pour les autres et fidèle à notre personnalité!
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6. Trouver des alliés autour de la table
Parler de notre projet, de nos initiatives concernant une problématique, avant la rencontre! Naturellement, on peut se tourner vers les personnes qui partagent souvent nos idées afin qu’elles puissent nous appuyer lors de la présentation.
Geneviève Dicaire va même plus loin : « Pourquoi ne pas se chercher des alliés là où nous n’aurions pas pensé… Pour qui mes idées vont être une surprise par exemple? Qui risque de ne pas être en faveur de mon message? On peut aller à la rencontre de ces personnes-là et leur faire part de notre intervention. » Ce geste permet d’inclure des idées différentes des nôtres, que cela soit pour développer de bonnes relations entre collègues mais aussi démontrer son envie de collaborer. « L’avantage c’est que cela permet de contrer l’effet de surprise… car personne n’aime ça au travail! » C’est également une manière de prévenir les confrontations houleuses et de rendre les désaccords constructifs!
Se trouver des alliés mais aussi s’entraider. Cela peut tout changer pour quelqu’un de très timide qui n’arrive jamais à se faire entendre en réunion. Pourquoi ne pas initier l’idée d’un collègue plus discret dont vous connaissez le potentiel? « Dis-moi, tu avais une bonne idée à ce propos, peux-tu nous la partager? … Et laisser la personne continuer! », illustre la coach. Chez Profession’ELLE, on imagine que cela pourrait aider plusieurs jeunes femmes à prendre la parole!
7. À la fin de la réunion : résumer et mettre ses idées en action
« Résumer très rapidement son intervention avec les deux trois notions essentielles du projet permet de s’assurer que tout est clair, explique Geneviève. Puis initier une conclusion qui repose sur l’action : Qui voyez-vous comme membre(s) de l’équipe pour ce projet? Quelles dates? Quels moyens concrets?… »
Cela sert non seulement à mettre en place la réalisation d’une idée de manière effective et immédiate, lorsque le pitch est encore frais dans les têtes, mais surtout d’incarner son propre engagement envers son discours. Tout en conservant la communication ouverte, on porte et on croit en son idée jusqu’au bout.
